Эффективность компании зависит от правильного выполнения анализа и оценки бизнес-процессов. Занимающие руководящие должности люди обязаны держать руку на пульсе и находиться в курсе всех изменений на рынке. Превосходно работавшие вчера схемы сегодня могут уже не привести к желаемому результату. Анализ бизнес процессов должен выполняться регулярно, чтобы предприятие не теряло завоёванные позиции.

Задачи анализа

Выполнение анализа бизнес процессов помогает определить их реальную эффективность. Следует преодолеть инертность мышления. Постоянная готовность к оптимизации в современных условиях играет важную роль. Основная цель анализа бизнес процессов заключается в понимании текущей обстановки и нахождении путей для её улучшения.

Можно выделить следующие задачи анализа бизнес процессов:

• повышение прозрачности и увеличение контролируемости;
• оптимизация работы;
• построение эффективной организационной структуры (проведение реструктуризации);
• проектирование новых направлений;
• тиражирование и масштабирование бизнеса;
• внедрение автоматизации;
• улучшение работы с персоналом;
• повышение эффективности работы сотрудников;
• улучшение финансового положения;
• повышение рыночной стоимости и выход на новые рынки.

Анализ и оценка бизнес процессов могут выполняться для решения одной или сразу нескольких задач. Не стоит забывать, что чем конкретнее обозначена цель, тем более точный получится результат.

Виды анализа

Отдельно выделяется базовый анализ бизнес процессов. Он состоит из таких элементов:

исследование имеющихся данных;

анализ производительности, времени на исполнение, задействованных сотрудников (наиболее важных статистических фактов);

сравнительный анализ получившихся показателей в динамике;

представление информации в виде графических схем для наглядности.

Базовое исследование поможет получить важные данные, но этого недостаточно для масштабной работы. Существует два основных вида анализа бизнес процессов, каждый помогает решать свой круг задач.

Качественный анализ бизнес процессов основывается на субъективных оценках. Также для него используются графические схемы, используемые нормативные акты. Можно выделить такие качественные методы анализа бизнес процессов:

• SWOT-анализ – обнаружение сильных и слабых сторон, нахождение возможных улучшений или угрозы (обычно выполняется анкетирование для создания таблицы);
• выделение проблем – создаётся схема для отображения групп функций и исполнителей (нужно отметить проблемы, обнаруженные анкетированием);
• ранжирование – выполняется классификация по уровню эффективности и важности для компании, чтобы выбрать те, которые первостепенно требуют модернизации (из-за субъективности методика хороша не всегда).

Не стоит забывать, что визуальный анализ может создать ошибочное мнение, при их построении не всегда можно гарантировать отсутствие ошибок. Для аналитической деятельности нужны знания и понимание особенностей конкретной отрасли.

Более эффективно применение количественных методов анализа бизнес процессов. Они подразумевают детальный сбор информации, эффективность здесь оценивается большим количеством цифр. Количественный анализ бизнес процессов включает в себя оценку показателей:

процесса (числа, означающие различные затраты: время, финансы, труд людей);

продукта (объём, номенклатура, наличие брака и его число);

удовлетворенности клиентов (насколько продукция соответствует ожиданиям потребителей).

Структура

Чтобы улучшить процесс, нужно понять из чего он состоит. Анализ подразумевает нахождение данных, нужных для понимания структуры бизнес процессов:

требования (они могут касаться количества, качества, экономики, экологии, времени);

технологическая последовательность, благодаря ей можно охарактеризовать вид процесса и цель его использования;

актуальная структура, являющая собой последовательность движения заказа через элементы организации;

ориентированные на процесс данные, к ним относятся длительность, использование персонала, производственные площади, затраты на изготовление продукта и транспортировку.

Построение структуры входит в основы анализа бизнес процессов, без этого не получится добиться результата. Система показателей подскажет, как эффективнее осуществлять управление для проведения оптимизации.

Инструменты для управления

Анализ бизнес процессов предприятия помогает понять, какие изменения стоит внести в управление. Нередко конечной целью становится проведение автоматизации. Эффективным инструментом для этого станет система «Forward BPM», которая помогает гибко формировать содержание и этапы для каждого заказчика.

Можно выделить в системе две большие части. DocFlow используется для работы с документами, обеспечивает их совместное создание и редактирование, предусмотрено разделение на множество уровней доступа. Маршрутизация позволяет задать и отследить все этапы. WorkFlow помогает участникам передавать поручения друг другу, а руководитель отслеживает их исполнение.

Для работы с отдельными бригадами и независимыми монтажниками можно применять систему «Forward WFM». Она включает в себя обширный инструментарий для контроля.

Стоимость процесса

Анализ бизнес процессов компании помогает определить стоимость самого процесса, отдельных показателей (оплата работы сотрудников, связь, амортизация и другое), стоимости продукции (включая затраты на сырьё, работу, амортизацию).

Эффективный бизнес процесс поможет выстроить только качественный анализ, пример можно найти в каждой компании. Проведение анализа бизнес процессов помогает избежать лишних трат и потенциальных проблем, вместо этого находится способ оптимизации деятельности. Например, при расчёте стоимости продукции можно обнаружить расходы, которые можно сократить.

Как дать оценку качеству

Чтобы понять, как позволяет оценить бизнес процесс анализ, пример поможет лучше всего. Используются структурные (отношение части к целому) и относительные (отношения отдельных элементов друг к другу) показатели. Если оператор предлагает клиенту какую-то услугу, можно оценить работу контактного центра по соотношению звонков с количеством подключенных услуг. Подобные показатели эффективности или брака можно рассчитать в любой области. Однако, анализ бизнес процессов деятельности включает в себя поверхностные данные, их соотношения друг с другом, обнаружение зависимостей.

В результате проведения анализа бизнес процессов приобретается такая информация:

• количество возвратов и жалоб;
• число отгрузок с неполными комплектами;
• количество брака;
• число внештатных ситуаций, когда становится необходимо вмешательство руководства;
• возможности для внесения корректировок в процессы из-за требований заказчика и независимых условий;
• обнаружение зависимости между эффективностью процесса и исполняющими работниками;
• степень контроля;
• возможности оптимизации.

Точность результатов зависит от того, какие способы анализа бизнес процессов применяются. Определить качество можно в той степени, в какой используемые методы подходят для такой оценки. Например, анализ проблем бизнес процессов и анализ функций бизнес процессов решают несколько разные задачи. Соответственно, оценка качества зависит от того, что за критерии актуальны в данном исследовании.

Анализ существующих бизнес процессов нужен для определения их эффективности. Полученный результат поможет определить направление дальнейшей деятельности. Взвешенный подход является залогом успешной работы, применение автоматизации облегчит выполнение поставленных задач.