Пошаговая инструкция по проведению моделирования бизнес-процессов

В жизни любого бизнесмена наступает день, когда нужно провести моделирование бизнес-процессов компании. Причины разные: прохождение аудита, грядущие изменения на предприятии, управление улучшениями, выявление слабых мест (при отсутствии программы с концепцией BPMS). Самой распространенной все же остается автоматизация и перенос алгоритмов бизнес-процессов в новую информационную систему. Мы не будем перечислять список с устрашающими последствиями неправильного моделирования бизнес-процессов организации, а просто приведем пример.

Фирма N решила автоматизировать обработку заказов из интернет-магазина. Раньше клиентские заказы операторы компании переносили с сайта в систему учета вручную, после чего работники на складе получали задание на сборку. После интеграции новой информационной системы с сайтом операторов сократили за ненадобностью – их функции полностью заменила программа. Однако в разы возросшая скорость обработки заказов стала палкой о двух концах. Фирма N не подумала о работниках склада, которые привыкли к тому, что задания появляются с определенной периодичностью, зависящей от работы операторов. После автоматизации задания на сборку заказов стали множиться в геометрической прогрессии, заставляя сотрудников работать интенсивнее и с психологическим дискомфортом от того, что заказы не заканчиваются, а только прибавляются. В результате компания N заполучила текучку работников склада и потерю прибыли из-за неопытных работников и затрат на обучение.

Мы привели в пример самый безобидный кейс, но принцип понятен. Чтобы вы не остались у разбитого корыта после автоматизации, мы составили пошаговый план и правила моделирования бизнес-процессов – так, как их видит команда Forward Telecom.

ВИДЫ МОДЕЛИРОВАНИЯ

Классификаций видов моделирования бизнес-процесса несколько, мы приведем самую распространенную.

  • Функциональное. Модель бизнес-процесса состоит из диаграмм, текста и глоссария. Каждый элемент может ссылаться на другой. Основа модели – диаграммы, которые отображают последовательность функций, связанных общими объектами. Плюсы функционального моделирования в графической простоте, потому что оно базируется на двух элементах – функциональном блоке и интерфейсной дуге, которая связывает блоки между собой.
  • Процессное. Ключевой принцип – отображение последовательности. Определяется цепочка совокупности бизнес-процессов, которые увеличивают конечную стоимость услуг или товаров. Процессное моделирование лежит в основе популярных нотаций IDEF3, DFD и ARIS, о которых мы поговорим позже.
  • Ментальное. . Этим типом моделирования владеет каждый из нас. Под ним подразумеваются графические наброски схем в свободной форме, которые помогают структурировать и упорядочить спутанные представления о бизнес-процессах и делаются в основном «для себя».

ЭТАПЫ МОДЕЛИРОВАНИЯ

Вне зависимости от выбранного вида и нотации системного моделирования бизнес-процессов можно выделить шесть основных этапов создания моделей.

  1. Определите роли сотрудников и зоны ответственности.
  2. Определите бизнес-функции, которые выполняют сотрудники в рамках своей деятельности.
  3. Соотнесите роли и бизнес-функции работников.
  4. Определите порядок исполнения бизнес-функций.
  5. Добавьте действия, которые проводят сотрудники в рамках бизнес-функций.
  6. Добавление документы и ресурсы, используемые в процессе выполнения бизнес-функций.

Как это сделать на практике? Разберем на примере моделирования бизнес-процесса согласования счета на оплату финансовым директором.

  1. Финансовый директор принимает окончательное решение об оплате счета и несет за это решение ответственность.
  2. Финансовый директор должен проверить счет на наличие ошибок, определить назначение платежа и инициатора.
  3. Действия, производимые финансовым директором, являются последними в цепочке перед оплатой счета.
  4. Сотрудник должен получить счет, проверить его, проинформировать инициатора о принятом решении, передать счет на оплату или вернуть его для корректировки.
  5. Проверка счета, взаимодействие с инициатором, взаимодействие с другими сотрудниками финансовой службы.
  6. Счет на оплату в электронном или бумажном виде, электронная почта и/или информационная база для информирования инициатора и сотрудников, ответственных за оплату.
  7. В результате моделирование бизнес-процессов должно наполнить полученные модели следующей информацией:

    • Набор бизнес-функций;
    • Порядок выполнения;
    • Принципы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;
    • Исполнители
    • Входящие и исходящие документы;
    • Ресурсы;
    • Документация или условия, регламентирующие выполнение бизнес-функции;
    • Общая характеристика процесса.

Информация в модели может варьироваться в зависимости от используемой нотации.

НОТАЦИИ

Наконец мы добрались и до них. Если кратко, нотации моделирования бизнес-процессов - это наборы знаков и правил, которые используются для графического описания и правила их соединения. Мы расскажем про пять основных видов нотаций.

  1. IDEF00Акцент в нотации смещен на логические отношения между объектами и соподчиненность. На схеме управляющая информация входит в функциональный блок сверху, а механизм или человек, ответственный за выполнение действия, «входит» снизу. Левой стрелкой обозначена входная информация, а результаты на выходе показаны правой стрелкой. Каждый компонент модели может быть расшифрован более подробно на другой диаграмме. Нотация IDEF00 обычно используется для бизнес-процессов верхнего уровня.
  2. моделирование бизнес-процессов Выделяют два уровня моделирования бизнес-процессов: верхний и нижний. «Сверху» находится обобщенный комплекс взаимосвязанных функций, который в дальнейшем можно детализировать. Нижние уровни – это выборка далее неделимых процессов (например, обработка заказа), для которых создается описание и проводится дальнейшая оптимизация.

  3. IDEF3. Нотация из одного «семейства» с предыдущей, но с акцентом на очередность выполнения бизнес-процессов и ориентацией на нижние уровни моделирования. То самое процессное моделирование бизнес-процессов, которое легло в основу многих популярных нотаций.
  4. BPMN. Отличительный признак нотации – наличие «дорожки», которая обозначает совокупность действий ответственного в рамках бизнес-процесса. Если в нем участвует несколько человек, на графике отражается взаимодействие «дорожек». С помощью нотации BPMN удобно искать «слабые места» бизнес-процессов, которые в большинстве случаев находятся на стыке работ разных исполнителей.
  5. моделирование бизнес-процессов
  6. Basic Flowchart. Нотация класса workflow используется для составления алгоритма выполнения процесса. Составляющие элементы графика: событие, процесс, решение, стрелки входящей информации и стрелки «Поток объектов». Basic Flowchart больше всех похожа на блок-схему.
  7. моделирование бизнес-процессов
  8. ARIS EPC. Нотация по принципу схожая с предыдущей и тоже относящаяся к классу workflow. Схема представляет собой комбинацию событий и функций, для каждой из которых определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материалы и документы.

Стандартных и нестандартизированных концепций моделирования бизнес-процессов гораздо больше, но перечислять и описывать все не хватит статьи. Выбор нотации зависит от вашего программного обеспечения и ваших предпочтений.

РЕЗУЛЬТАТЫ

На выходе вы должны получить:

  1. Процессную карту бизнес-процессов компании с их взаимосвязью;
  2. Диаграмму ролей сотрудников;
  3. Модель «как есть» каждого бизнес-процесса.

Для целей автоматизации этих данных достаточно. Следующий этап – взаимодействие с командой интегратора, которая будет переносить модели действующих бизнес-процессов в алгоритмы информационной системы. А если вы проводили моделирование и описание бизнес-процессов для анализа и дальнейшего улучшения, то дальше начинается все самое интересное. Но это уже совсем другая история.

Другие статьи из блога

© 2010-2019 Forward Telecom. Все права защищены.
Карта сайта | Политика конфиденциальности

Контактные данные

  • +7 (495) 960-62-78
    с 10:00 до 19:00
  • Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Адрес