Современный бизнес сложно представить без использования систем электронного документооборота. Большая часть компаний уже внедрила подобные системы в свою работу, и доля таких компаний постоянно возрастает. Высокая популярность системы Docflow связана с тем, что она построена по российским стандартам делопроизводства и документационного обеспечения.

Что такое Docflow

Проект Docflow создан в 1995 году, с тех пор он постоянно развивается. Его востребованность связана с тем, что внедрение систем электронного документооборота (СЭД) становится необходимостью, без применения новых технологий невозможно эффективное развитие бизнеса. Компании используют СЭД для решения следующих задач:

• уменьшение бумажного документооборота вплоть до полного отказа от него;
• создание единой информационной базы;
• уменьшение вероятности потери документа;
• структурирование документации по утвержденным правилам;
• повышение дисциплины работников (осуществляется контроль деятельности каждого, кто имеет доступ к документации);
• контроль над исполнением документов с соблюдением решений руководителя;
• обеспечение эффективной деятельности компании.

Компания Forward Telecom помогает с Docflow системой, это наиболее эффективный способ внедрения электронного документооборота. Система реализована на SharePoint, что обеспечивает взаимодействие сотрудников друг с другом во время работы над документами. В качестве базовой платформы используется SharePoint Server 2016 или SharePoint Server\Foundation 2013, при этом отсутствуют известные ограничения, в Docflow используются специальные настройки для расширения функциональности.

Особенности системы

Демонстрация Docflow системы показывает все её особенности и преимущества перед другими способами внедрения электронного документооборота. В первую очередь, эта система полностью готова к использованию, на полный запуск потребуется несколько дней.

Docflow представляют собой готовую методологию автоматизации делопроизводства, которая выходит за традиционные рамки документационного обеспечения. Она позволяет управлять электронными документами (в том числе, неструктурированными), деловыми процессами, договорами, совещаниями, а также взаимодействовать с клиентами и выполнять различные канцелярские операции. Всё это при относительно доступной стоимости Docflow системы, благодаря чему она активно используется в малом и среднем бизнесе, а не только на крупных предприятиях.

Система содержит в себе множество компонентов и различных инструментов. Например, реализована возможность выполнения различных действий с документами через обычный веб-браузер, что значительно упрощает работу многих сотрудников. Это делает проще и обслуживание, ведь пропадает необходимость установки большого количества программного обеспечения. Универсальный инструмент интеграции позволяет загружать документы из Галактики, 1С и других ERP-систем.

Наличие единой базы данных и системы идентификации документов предотвратит вероятность утечек и потерь важной документации. На бумажную копию можно нанести, который поможет быстро найти электронную версию.

Forward Telecom выполнит демонстрацию Docflow системы, чтобы клиент мог понять все её достоинства на наглядных примерах. Электронный документооборот сам по себе способен заметно оптимизировать работу компании, однако выбор эффективной системы и правильное её внедрение улучшит показатели в разы.

Достоинства Docflow систем

В настоящее время практически отсутствуют компании, в которых бы совсем не применялся электронный документооборот. Бизнес по достоинству оценил, насколько эффективен такой подход к обработке и хранению документов. Внедрение системы Docflow обладает следующими преимуществами:

• автоматизация процессов, значительное ускорение обработки документов;
• доступная стоимость;
• возможность самостоятельного редактирования путей обработки документов;
• отслеживание пути прохождения документа;
• отсутствие ситуаций с необходимостью повторного ввода информации (актуально в крупных холдингах);
• распределение доступа для пользователей различного уровня;
• использование подхода 90/10 – 90% системы реализовано настройкой и 10% – разработкой;
• в продукте настроено 100% бизнес-логики.

Систему характеризует отличная масштабируемость. Она в равной степени подходит для малого бизнеса и для крупных компаний, где десятки тысяч пользователей хранят миллионы документов. Иногда возникают ситуации, когда необходим обмен документами между разными организациями, при этом они применяют разные системы электронного документооборота. При использовании Docflow это не является проблемой. Система обеспечивает полную безопасность, применяются сертифицированные средства криптографической защиты.

Внедрение электронного документооборота следует доверить профессионалам, обладающим должным уровнем компетентности. Чтобы добиться максимальной эффективности, нужно настроить систему под нужды конкретной компании, это важно. Также необходимо правильно рассчитать бюджет. Стоимость Docflow системы не так высока, но не стоит забывать о выполнении работ по её внедрению. Впрочем, затраты окупятся в скором времени благодаря оптимизации работы компании.