BPM-концепция уже - привычная составляющая российского менеджмента. Управление бизнес-процессами, или BPM (Business Process Management), регламентирует, какая работа кем и как выполняется, и с кого за нее спрос. Это если кратко. Соответственно, BPM-системы - ИТ-решения, которые помогут автоматизировать такое управление.

BPM-подход в появился в 2000-е и стал интересной альтернативой реинжинирингу бизнес-процессов, который подразумевает сложную переработку бизнес-процессов при необходимости. А BPM-концепция предполагает постоянное ведение и совершенствование бизнес-процессов. В основе концепции - плотное сотрудничество и взаимосвязь как пользователей (участников процессов), так и ИТ-систем и технологий.

Cистемы, помогающие реализовывать на предприятии концепцию BPM - BPMS (Business Process Management System) - имеют акцент на бизнес-процессах и не привязаны при этом к конкретным документам или сотрудникам. Такие системы помогают обеспечить процессный подход к управлению бизнесом и позволяют оперативно менять бизнес-процессы, развивая их, причем при участии всех пользователей.

Что можно улучшить благодаря BPM-системам: функции и возможности BPMS

BPM-системы строятся на трех составляющих: моделирование бизнес-процессов, их исполнение и мониторинг. С помощью такого инструмента можно достичь впечатляющих результатов. В частности:

• Сокращение времени выполнения процессов благодаря их стандартизации и автоматизации. Единая информационная база, куда заносятся все данные о компании и предоставляются сотрудникам с учетом их уровней доступа, также помогает ускорить большинство бизнес-процессов.
• Рост качества сервиса и продукции благодаря прозрачности бизнес-процессов, регламентации и мониторинга, .которые обеспечивают соблюдение правил;
• Организационная гибкость компании через привлечение пользователей к моделированию и перестройке бизнес-процессов.
• Рост экономического потенциала предприятия благодаря прозрачности структуры управления, наличию полной информации о компании и возможностям аналитики. Руководитель видит, какие сотрудники работают эффективнее, может объективно принимать решения, как, например, увеличить оборот, снизить количество запасов или добиться положительного ROI.
• Рост стратегической эффективности предприятия. Качественное управление бизнес-процессами помогает достигать поставленных целей.
• Эффективное управление кадрами. Программа позволяет задать необходимые KPI для каждого сотрудника и помогает отслеживать их достижение.

Кстати, управление на основе показателей — интересная и удобная составляющая bpm-систем. Наборы процессных показателей помогают контролировать выполнение процессов, а также - отражают затраты на процесс, время выполнения, загрузку ресурсов, в результате облегчая анализ и оптимизацию процесса на основании реальных значений показателей.

Одна из важных функцией BPMS - поиск проблем и «узких мест» благодаря постоянному мониторингу. Например, система поможет выявить избыточные процессы, которые тратят ресурсы предприятия, но не приносят пользы. Частая ситуация: отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Увидев это в системе, можно разобрать ситуацию и найти оптимальное решение проблемы.

Еще одна важная функция программ BPM - анализ бизнес-процессов. Например, руководитель благодаря представленной в системе аналитике может узнать:

• Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
• Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
• Кто из сотрудников выполняет задачи быстрее, кто медленнее.
• Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
• На каком этапе чаще всего возникают проблемы.

Благодаря такой аналитике можно вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами неудовлетворительной работы отдельных сотрудников.

В итоге BPMS-решение помогает предприятию построить цельную структуру взаимосвязанного стратегического и тактического управления бизнесом, что не достижимо ERP, CRM, ЭДО и другим программам.

Интеграция BPM в ИТ-структуру компании

BPM-система управления бизнес процессами в норме должна быть частью ИТ-структуры, дополняя другие ИТ-решения. Благодаря сквозной интеграции, BPMS замыкают на себе такие решения как CRM и ERP и объединяют все бизнес-процессы компании.

Важно правильно и надежно интегрировать BPM-систему с прочими корпоративными программами. Такие связки позволяют увеличить гибкость создаваемых моделей бизнес-процессов. В частности, применяется SOA – Сервис-ориентированная архитектура для простой интеграции модели бизнес-процессов в другие приложения.

BPM система может быть интегрирована с большим количеством программ. Самые популярные – 1С, ERP, Microsoft SharePoint, Bitrix, IP телефония, Клиент-банки, корпоративные WEB сайты, мобильные приложения под IOS и Android. Можно сказать, что BPM система позволяет не только комплексно подойти к автоматизации, но и легко может интегрироваться в уже существующую в компании IT-структуру и объединить программы в единую корпоративную систему управления бизнесом. Широкие возможности интеграции есть и у системы Forward BPM - нашей разработке, уже прочно завоевавшей рынок.

Структура BPMS-решений

Поговорим о том, как именно происходит управление бизнес-процессами в BPM-системах.

Структура каждого BPMS-решения обязательно включает:

• Функционал для моделирования бизнес-процессов.
• Функционал для создания регламента (набора правил).
• Специальные модули для интеграции решений в существующую среду предприятия.
• Функционал для формирования документов.
• Модули, отвечающие за анализ и мониторинг.

Можно внедрять перечисленные инструменты частями, но для максимального результата BPMS предполагает использование всех составляющих.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов обычно происходит в графическом редакторе. Современные системы оснащены нотацией BPMN 2.0 — актуальным языком моделирования бизнес-процессов. Нотация хорошо подходит для оперативного изменения бизнес-процессов и при этом она достаточно проста, чтобы ею пользовались люди, не являющиеся специалистами в построении бизнес-процессов. В некоторых системах используются нотации eEPC, IDEF0 и другие.

Бизнес-процесс в графическом оформлении выглядит как совокупность блок-схем и диаграмм. Набор правил и элементов, с помощью которых можно построить процесс, делает моделирование гибким. Предварительно процесс можно протестировать их и доработать слабые места. В итоге функционал системы позволяет быстро переносить и автоматизировать ранее описанные бизнес-процессы, а также на ходу описывать, автоматизировать и совершенствовать новые.

Схема бизнес-процесса может включать:

• подпроцессы и ответвления;
• дополнительные условия перехода;
• автоматически выполняемые программой элементы;
• элементы, генерирующие события, которые автоматически запускают процесс в программе.

Такой набор позволяет построить и простые линейные, и сложные разветвленные бизнес-процессы с разными условиями переходов от этапа к этапу.

Исполнение бизнес-процессов

После создания графической модели и выбора параметров нужно указать данные, с которыми работает бизнес-процесс. Далее процесс публикуется на сервере системы и становится исполнимым, в том числе (чаще всего) и в веб-интерфейсе. Каждый запущенный экземпляр бизнес-процесса обычно создает пользователям системы карточки задач, в которых они должны отчитываться о своей работе в рамках процесса. Хорошо, если есть возможность настроить карточки “под себя”.

Обычно пользователь все или почти все действия, связанные с автоматизацией исполнения бизнес-процесса, делает мышкой. Но иногда приходится прибегать к скриптам. Для выполнения наиболее сложных шагов иногда необходимо программирование. В целом, чем проще управление системой - тем лучше.

При исполнении бизнес-процесс запускается в схеме: начинается автоматическое прохождение по всем созданным шагам и контроль этого прохождения. Все пользователи, причастные к бизнес-процессу, видят, какие от них требуются действия, получают уведомления и имеют необходимые права доступа. Бизнес-процесс может быть запущен пользователем вручную, а может запускаться автоматически — по определенному событию. Шаги процесса также могут запускаться как автоматически, так и вручную.

Мониторинг бизнес-процессов

Любая BPM-система «ведет» бизнес-процесс с начала и до конца. Мониторинг бизнес-процесса - функция, благодаря которой руководитель в любой момент, на любом этапе может видеть и контролировать выполнение задачи и ее этапов. Руководству доступны данные:

• На какой стадии выполнения находится процесс.
• Кто из сотрудников ответственен за задачу.
• Как долго процесс «висит» именно на этом этапе.

В BPM-системе можно видеть одновременно все актуальные задачи, при этом классифицировать и сортировать их разными способами: задачи, исходящие от клиентов; задачи по развитию бизнеса; задачи по решению текущих проблем и прочее.

Развитие BPMS систем в России

В последнее десятилетие BPM-решения обрели огромную популярность в российском бизнесе. Соответственно, вместе со спросом выросло и количество (и качество) предложений. Популярность BPM обусловлена и тем, что практически все, что могло быть улучшено, изменено, доработано без BPM, уже сделано, и бизнесу нужны новые пути роста.

Эксперты выделяют несколько векторов дальнейшего развития BPM-технологий:

• роботизация процессов, использование искусственного интеллекта и технологий машинного обучения;
• переход к low-code платформам;
• максимально простые и понятные интерфейсы;
• быстрая трансформация под конкретные требования заказчиков.

BPMS нужны прежде всего компаниям с уникальными процессами, так как способны устранять функциональные барьеры - результат разрозненности подразделений или корпоративных систем на предприятии. Наиболее востребованы BPM-решения в сферах финансовых услуг, торговли, строительства, ИТ и консалтинга. На эти 5 отраслей, согласно исследованиям 2018 года, приходится почти 40% всех внедрений BPMS.

Настройка BPMS системы - процесс комплексный, затрагивающий часто и бизнес-процессы, и работу различных подразделений. Поэтому хорошо, когда такую работу выполняет сборная команда из представителей бизнеса и опытного интегратора. Определяясь с партнерами по внедрению BPM, не забудьте учесть вопрос поддержки BPM-системы. Сопровождение BPM-системы должно не только помогать решению возникающих проблем, но и обеспечивать развитие ИТ-решения вместе с ростом бизнеса. Можно поддерживать BPMS своими силами внутри компании или доверить техподдержку bpm-системы профильной фирме, но главное - быть уверенными, что система будет работать и развиваться.