Большинство программ на предприятиях предназначены для автоматизации бизнес-процессов: бэк-офиса, фронт-офиса, взаимодействий с клиентами, производства и других. И когда появляется новая аббревиатура BPM помимо привычных ERP, CRM, SFA – кажется, что это примерно то же самое, только названное другим именем. А что, если мы скажем вам, что BPM-системы – короли семейства программ, работающих на бизнес-процессы компании? Последние решают проблему «как автоматизировать». А инструменты BPM Online – «что автоматизировать».

Если собрать машину из бракованных деталей, она не будет ездить. Или будет, но совсем не так, как рассчитывал владелец. Так и с предприятием – если автоматизировать «хромые» бизнес-процессы, неизбежны потери клиентских обращений, просрочки изготовления заказов и оплаты счетов, невозможность найти виноватых. Бизнес-процессы – активы компании, это ежедневные действия сотрудников и коммуникации коллектива. Системы BPM управляют этими активами в режиме онлайн, помогают выстраивать их, улучшать и четко определять перечень обязанностей и зоны ответственности работников.

ПРОПИСНЫЕ ИСТИНЫ

Основа программы BPM онлайн – создание регламента бизнес-процесса, его последующий мониторинг и непрерывный поиск решений для модернизации. Это не одноразовый инструмент, который при внедрении помогает оптимизировать процессы, а система бесконечного улучшения и контроля работы сотрудников. Программа ориентирована не на общую работу отдела продаж закупок или технической поддержки. Объекты системы BPM – sales-процессы, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. По этому принципу и строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов.

Необходимость в системе управления бизнес-процессами острее всего испытывают компании с большим потоком клиентов и разветвленной обслуживающей структурой. 40% внедрений BPM приходится на отрасль финансовых услуг, ритейл, строительство, ИТ и консалтинг. В крупных компаниях с помощью BPM Online на деле начинают использоваться написанные инструкций для sales-отделов, маркетинга, службы поддержки, закупок и всех остальных.

ЕСТЬ ТРИ ВАРИАНТА ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ:

1. На бумаге, в Excel и на словах. Договоренности, контакты, поручения, задачи записываются или запоминаются, о системах bpm, crm и прочих даже речи не идет. Руководитель устно согласовывает оплату счетов, менеджер по продажам заносит заявку на покупку в документ Excel, а офис-менеджер фиксирует полученную корреспонденцию в бумажном журнале.
2. С помощью текущей системы учета. Сразу оговоримся, что мы не имеем в виду интеграцию с CRM BPM Online, берем только отдельно взятую CRM, ERP или другую программу. Такой подход имеет место быть, но он исключает гибкость, вариативность и экономию времени во время выполнения бизнес-процессов, так как управление ими – не главная функция информационной системы. Например, менеджеру при создании заявки на расходование средств для бухгалтерии придется заполнять еще 10 ненужных полей вместо обработки следующего запроса клиента. При формировании заказа сотрудник может сначала открыть форму заказа, подобрать товары, указать цены, а затем определить клиента. А может сначала создать карточку клиента, а только потом – его заказ. Последовательность действия менеджера не регламентирована, поэтому часто случаются ошибки, а какие-то поля остаются пустыми.
3. По концепции BPM. После внедрения системы BPM online sales-процессы, финансовые согласования, внешние взаимодействия происходят по четким алгоритмам и не требуют лишнего времени. Перенаправление вопроса занимает одну минуту, задания не теряются, не приходится переделывать документацию или вносить изменения на ходу. Руководитель отслеживает, на каком этапе «висит» задача и кто ее решает, а система собирает статистику по временным затратам и скорости обработки задач. Такой мониторинг помогает выявлять слабые места в бизнес-процессах прежде, чем те начинают негативно влиять на деятельность предприятия.

ТЕНДЕНЦИИ И ИНТЕГРАЦИИ

В развитии систем BPM выделяются основные направления: применение технологий искусственного интеллекта, переход к low-code платформам, создание понятных адаптивных интерфейсов, быстрая трансформация под требования пользователей. Forward Telecom идет в ногу со временем и тоже применяет современные технологии в своих разработках.

Forward BPM – это система, основанная на концепциях DocFlow и WorkFlow. Для создания бизнес-процессов можно использовать библиотеку готовых адаптивных шаблонов из 100 кейсов, а можно воспользоваться конструктором бизнес-процессов и самостоятельно создать новые. В BPM есть функция контроля KPI и формирования online-сообщения сотруднику, если он превысил время выполнения этапа бизнес-процесса. Dashboard руководителя помогает выполнять мониторинг и контроль качества.

Открытая структура и развивающийся API программы – залог большого количества вариаций для интеграции с внешними системами. Если в компании уже используется CRM, BPM-система расширит функционал и в тандеме программы сведут к минимуму проблемы фронт-офиса. Интеграция CRM с инструментами для управления бизнес-процессами BPM Online – самая популярная «связка». Forward Telecom учитывает этот фактор и создает все условия для качественного стека программы с корпоративными базами, включая биллинг и финансовые системы.

Подведем итоги: реализованная в программе концепция BPM нужна компаниям, в которых достаточно бизнес-процессов - будь то sales, закупочные, финансовые, поддерживающие и прочие взаимодействия – для создания системы управления и контроля. Создание, налаживание и улучшение процессов на предприятии лучше производить не в CRM, ERP или других программах автоматизации, а в BPM-системе, которая разработана специально под эти цели.